ควรเป็นเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ควบคุมเงินทดรองจ่ายหรือหัวหน้าการเงินลงลายมือชื่อ พร้อมลงวันที่ได้รับเงินสดหรือวันที่ได้รับใบสำคัญ  โดยให้ลงข้อมูลดังกล่าวด้านหลังสัญญาการยืมเงิน

ข้อบังคับสถาบันฯ ว่าด้วยการงบประมาณ การบริหารการเงินและสินทรัพย์ และการบัญชีของสถาบัน พ.ศ. 2556 หมวด 5 ส่วนที่ 3 การจ่ายเงินยืมทดรองจ่าย ข้อ 46 เงินยืมทดรองจ่ายให้ยืมได้ในกรณีดังต่อไปนี้

1. ทดรองจ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงานของสถาบัน
2. ทดรองจ่ายเพื่อการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุโดยวิธีตกลงราคาที่จำเป็นต้องจ่ายเป็นเงินสด
3. ทดรองจ่ายเพื่อการสวัสดิการของผู้ปฏิบัติงานในสถาบัน
4. ทดรองจ่ายค่าใช้จ่ายอื่นใดในกิจการของสถาบัน ซึ่งได้รับอนุมัติให้เบิกจ่ายจากอธิการบดี

1. การยืมเงินทดรองจ่าย ในสัญญาการยืมเงิน ไม่ควรระบุรายการยืมเงินหลาย ๆ รายการในสัญญายืมเงินฉบับเดียว เช่น ค่าใช้จ่ายเดินทาง     ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม ค่าจ้างเหมาบริการ ค่าวัสดุ ค่าจ้างรถบัส ค่าของที่ระลึก ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ฯลฯ เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์ในการเคลียร์เอกสารการส่งใช้คืนเงินยืมด้วยใบสำคัญได้ภายในระยะเวลาที่สถาบันกำหนด
2. การยืมเงินทดรองจ่าย  หน่วยงานผู้ยืมควรพิจารณาวงเงินที่จะยืมตามความจำเป็นในการใช้จ่ายแต่ละเรื่องที่ขออนุมัติ   และการส่งคืนเงินสดเหลือจ่ายไม่เกินร้อยละ 30 ของวงเงินที่ยืม เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ ของสถาบันที่กำหนด และเป็นไปตามหลักการควบคุมภายในด้านที่ดี

กรณีหน่วยงานไม่มีตู้นิรภัยสามารถเก็บเงินสดย่อยในบัญชีธนาคารส่วนตัวได้หรือไม่ ?                                                                                                              ตอบ สามารถดำเนินการได้ในกรณีที่ไม่มีระเบียบหรือประกาศรองรับการเก็บรักษาเงินสดย่อยในบัญชีธนาคารส่วนตัว โดยทำการเปิดบัญชีประเภทออมทรัพย์
ในชื่อพนักงานผู้ถือวงเงินสดย่อย โดยมีวัตถุประสงค์สำหรับไว้เก็บรักษาเงินสดย่อยของหน่วยงานเท่านั้น และสามารถใช้ Internet Banking ในบัญชีดังกล่าวได้
เพื่อทำการถอนใช้วงเงินสดย่อยโดยเฉพาะ

กรณีมีค่าธรรมเนียมการโอน หรือค่าธรรมเนียมรายปีหากเกิดขึ้นจะต้องทำอย่างไร ?                                                           
ตอบ ผู้รักษาเงินสดย่อยสามารถเบิกค่าธรรมเนียมการโอนมาชดใช้คืนเงินสดย่อยได้ และถือเป็นค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน

กรณีได้รับดอกเบี้ยจะต้องทำอย่างไร ?                                                                                                                                         
ตอบ ผู้รักษาเงินสดย่อยสรุปรายงานให้บัญชีเพื่อบันทึกเป็นรายได้อื่นของหน่วยงาน

กรณีเช็คสั่งจ่ายให้ผู้รับเงินแต่ไม่ได้นำเช็คไปขึ้นเงิน และเช็คเกินกำหนดระยะเวลา 6 เดือน นับจากวันที่ลงนามในเช็ค เจ้าหน้าที่การเงินต้องยกเลิกเช็คฉบับเก่าทุกครั้ง กรณีผู้รับเงินขอให้ออกเช็คฉบับใหม่ ผู้รับเงินต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการออกเช็ค